Elektroniczne zwolnienia lekarskie od 1 grudnia 2018 roku

Od dnia 1 grudnia 2018 roku lekarze będą wystawiać zwolnienia lekarskie wyłącznie w formie elektronicznej (e-ZLA). Dostęp do elektronicznych zwolnień lekarskich jest możliwy dla pracodawców, którzy posiadają konto
na Platformie Usług Elektronicznych (ZUS PUE).

Obowiązek utworzenia profilu ZUS PUE

Utworzenie profilu informacyjnego na ZUS PUE jest obowiązkowe dla pracodawców zgłaszających do ubezpieczeń ZUS powyżej 5 osób.

Pracodawcy zatrudniający do 5 ubezpieczonych nie mają obowiązku założenia profilu, mogą natomiast utworzyć profil dobrowolnie. Profil – poza dostępem do elektronicznych zwolnień lekarskich – umożliwia wgląd w stan rozliczeń z ZUS, przesyłanie i odbieranie korespondencji w formie elektronicznej (np. zaświadczeń o niezaleganiu w opłacaniu składek).

Pracodawcy, którzy nie założyli profilu na ZUS PUE, są zobowiązani do przekazywania każdemu nowo zatrudnianemu pracownikowi w pierwszym dniu pracy pisemnej informacji o konieczności dostarczania do pracodawcy zaświadczeń lekarskich w formie wydruku. Wydruk musi zawierać pieczęć i podpis lekarza.

Jak założyć profil informacyjny na ZUS PUE?

Profil na PUE zawsze tworzony jest dla osoby fizycznej. Nie ma możliwości aktywacji profilu ogólnego dla pracodawcy, np. spółki. Po utworzeniu swojego profilu imiennego (dzięki któremu uzyskujemy dostęp do danych o własnym ubezpieczeniu w ZUS, m.in. o tym, jakie składki wpłynęły na nasze konto, jakie zwolnienia lekarskie otrzymaliśmy, itp.),

W celu założenia profilu imiennego na ZUS PUE wystarczy wejść na stronę: http://www.zus.pl/pue/rejestracja i postępować zgodnie ze wskazówkami. Do aktywacji profilu niezbędne będzie potwierdzenie swojej tożsamości. Można tego dokonać:

• za pomocą podpisu kwalifikowanego,
• za pośrednictwem profilu zaufanego ePUAP,
• za pośrednictwem bankowości elektronicznej, o ile bank, poprzez który chcemy dokonać tej czynności, zawarł z ZUS odpowiednie porozumienie,
• osobiście w każdej placówce ZUS (jednorazowa wizyta).

W celu uzyskania dostępu do danych firmy, należy przedłożyć w ZUS pełnomocnictwo imienne udzielone przez osoby reprezentujące dany podmiot  (druk ZUS-PEL). Na jego podstawie ZUS udostępni dodatkowe moduły, w których widoczne będą dane płatnika.

Odbieranie elektronicznych zwolnień lekarskich.

Elektroniczne zwolnienia są udostępniane pracodawcy nie później niż w następnym dniu po ich wystawieniu. Pracodawcy posiadający profil ZUS PUE mogą otrzymywać powiadomienia o wystawionych zaświadczeniach lekarskich. Należy w tym celu uruchomić na portalu subskrypcję powiadomień e-mail lub sms, w zależności od indywidualnych preferencji użytkownika. Niezależnie od tych ustawień, wszystkie dane są dostępne na profilu informacyjnym.

Archiwizacja elektronicznych zwolnień lekarskich

Zaświadczenia lekarskie wystawione w formie elektronicznej i opatrzone przez lekarza podpisem kwalifikowanym lub profilem zaufanym ePUAP, stanowią dowody czasowej niezdolności pracownika do pracy, przy czym należy pamiętać, że dokumentem jest plik zawierający podpis, a nie sam wydruk e-ZLA.

Pracodawca zobowiązany jest do przechowywania e-ZLA przez okres 3 lat – przechowywaniu podlegają pliki w oryginalnej postaci (format .xml) wraz z podpisem elektronicznym. Zwolnienia elektroniczne należy archiwizować na zewnętrznych dyskach lub nośnikach i w tej formie udostępniane np. w przypadku kontroli.