Krótszy okres archiwizacji sprawozdań finansowych od 2019 roku
Ustawa o rachunkowości dokładnie precyzuje obowiązki spoczywające na podmiotach gospodarczych w zakresie należytej ochrony danych, archiwizacji oraz przechowywania dokumentów, w tym również zatwierdzonych sprawozdań finansowych.
W dniu 1 stycznia 2019 roku weszła w życie nowelizacja art. 74 ust. 1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którą zniesiono obowiązek trwałego przechowywania zatwierdzonych sprawozdań finansowych. Nowe przepisy wymagają przechowywania w/w dokumentów przez co najmniej pięć lat, licząc od początku roku następującego po zatwierdzeniu sprawozdania. Oznacza to, że w styczniu 2019 roku można zlikwidować sprawozdania finansowe zatwierdzone w roku 2013 oraz starsze.
W praktyce skutkiem wprowadzenia nowych przepisów będzie fakt, iż sprawozdania finansowe za 2017 rok, sporządzone i zatwierdzone w roku 2018, będzie można zniszczyć nie wcześniej niż z początkiem 2024 roku. Jednocześnie pamiętajmy, że od początku października 2018 roku wszedł w życie obowiązek sporządzania i składania sprawozdań finansowych w formie elektronicznej, co zakończyło erę papierowych sprawozdań finansowych. Biorąc pod uwagę oba te fakty, dzień 1 stycznia 2025 roku może być pierwszym dniem, w którym sprawozdania finansowe sporządzone w tradycyjnej, papierowej formie stracą rację bytu.
Dla poszczególnych jednostek, stosujących zasady zawarte w ustawie o rachunkowości, pozwoli to na usprawnienie oraz zmniejszenie kosztów archiwizacji. Dotyczy to zwłaszcza podmiotów długo funkcjonujących na rynku.
Warto również pamiętać, że prawo bilansowe dopuszcza przeniesienie treści dowodów księgowych na informatyczne nośniki danych, pozwalające na zachowanie dowodów księgowych w trwałej i niezmienionej postaci. Stosowanie takiego ułatwienia jest uwarunkowane posiadaniem urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów księgowych w postaci wydruku. Nie można zastosować tego uproszczenia w stosunku do dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki. Wyłączeniu podlegają również sprawozdania finansowe sporządzone za rok obrotowy 2017 i wcześniejsze – oryginały tych dokumentów należy archiwizować w formie papierowej z zachowaniem minimalnego okresu przechowywania, który wynosi 5 lat.
Przed przystąpieniem do likwidacji dokumentów księgowych, w tym również sprawozdań finansowych, czasami warto zachować je w formie skanu (pomimo braku takiego obowiązku). Dokumenty te mogą bowiem stanowić cenne źródło informacji na temat działalności jednostki, również dla jej potrzeb wewnętrznych.
Ustawa o rachunkowości reguluje sposób postępowania z dokumentami, których okres przechowywania już upłynął. Jeżeli inne przepisy nie stanowią inaczej, w odniesieniu do konkretnej grupy dokumentów kierownik jednostki może we własnym zakresie podjąć decyzję o likwidacji niepotrzebnej dokumentacji oraz o sposobie jej zniszczenia. Wskazane jest, aby likwidacja została udokumentowana odpowiednim protokołem, zawierającym listę zniszczonych dokumentów oraz podpisy osób odpowiedzialnych za ich zniszczenie.
Poniżej zamieszczona została tabela przedstawiająca minimalne okresy przechowywania konkretnych dokumentów.
| Rodzaj dokumentu | Termin przechowywania |
| zatwierdzone sprawozdania finansowe | 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym nastąpiło ich zatwierdzenie |
| księgi rachunkowe | 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczą |
| karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki | przez okres wymaganego dostępu do informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, nie krócej niż 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczą |
| dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej | do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną |
| dowody księgowe dotyczące środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów, umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym | 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowania zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone, przedawnione |
| polityka rachunkowości | przez okres nie krótszy niż 5 lat od upływu jej ważności (do daty zmiany) |
| dokumenty dotyczące rękojmi lub reklamacji | 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczenia reklamacji |
| dokumenty inwentaryzacyjne | 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczą |
| pozostałe dokumenty księgowe i sprawozdania, których obowiązek sporządzenia wynika z ustawy o rachunkowości | 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczą |