Elektroniczne sprawozdania finansowe

W Dzienniku Ustaw z dnia 21 lutego 2018 roku, pozycja 398, opublikowana została zmiana ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym (dalej jako: „KRS”), która w art. 10 zmodyfikowała w istotny sposób przepisy ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości. Zmiany wprowadzają, jako obowiązkową, elektroniczną wersję sprawozdań finansowych.

I tak:

• Wszystkie sprawozdania finansowe (jednostkowe i skonsolidowane) będą sporządzane w wersji elektronicznej oraz winny być opatrzone podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.

Dodatkowo:

• jednostkowe oraz skonsolidowane sprawozdania finansowe jednostek wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego, sporządzane zgodnie z ustawą o rachunkowości, będą sporządzane w wersji elektronicznej, w strukturze logicznej oraz formacie ustalonym przez Ministra właściwego do spraw finansów publicznych (nie dotyczy to osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, a sporządzających sprawozdanie finansowe),
• jednostkowe sprawozdania finansowe sporządzane zgodnie z MSR (nie dotyczy to skonsolidowanego sprawozdania finansowego sporządzanego zgodnie z MSR) będą sporządzane w wersji elektronicznej, w strukturze logicznej oraz formacie ustalonym przez Ministra właściwego do spraw finansów publicznych,
• sprawozdania z działalności jednostek wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego oraz grup kapitałowych będą sporządzane w wersji elektronicznej oraz będą opatrzone podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP,
• jednostkowe oraz skonsolidowane sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej będą sporządzane w wersji elektronicznej oraz będą opatrzone podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.

Zmianie uległa także ustawa z dnia 11 maja 2017 roku o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym. Otóż, w przypadku badania jednostkowego oraz skonsolidowanego sprawozdania finansowego jednostek wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego, sprawozdanie z takiego badania należy sporządzić w wersji elektronicznej oraz opatrzyć kwalifikowanym podpisem elektronicznym biegłego rewidenta.

Elektroniczne sprawozdania finansowe oraz elektroniczne sprawozdania z badania będą składane w sądzie rejestrowym, który zamieści je w repozytorium dokumentów finansowych. Stamtąd będą przesyłane automatycznie do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych, prowadzonego przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. W efekcie przedsiębiorcy wpisani do KRS (i tylko tacy!) nie będą już składali dokumentów sprawozdawczych osobno do urzędu skarbowego i sądów rejestrowych (odpowiednio zmieniona została także ustawa z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz ustawa z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych).

Zmiany, o których mowa powyżej obowiązują od dnia 1 października 2018 roku.

W okresie przejściowym – czyli od 15 marca 2018 roku (data wejścia w życie zmian w ustawie o KRS) do 30 września 2018 roku – jednostki wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego będą musiały składać w sądzie rejestrowym jednostkowe i skonsolidowane sprawozdania finansowe, sprawozdania z działalności oraz sprawozdania z badania (o ile badaniu podlegały), a także sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej (o ile takie sporządzają) w wersji elektronicznej i przesyłać za pośrednictwem nowego, systemu teleinformatycznego, który udostępni Ministerstwo Sprawiedliwości. W tym okresie jednostki będą mogły skorzystać z uproszenia. Polega ono na tym, że sporządzone sprawozdania w wersji papierowej należy zeskanować i takie elektroniczne kopie należy podpisać. Przez podpisanie rozumie się w tym wypadku opatrzenie ich kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP przez co najmniej jedną osobę fizyczną, której numer PESEL jest ujawniony w Krajowym Rejestrze Sądowym, wpisaną jako członek organu uprawnionego do reprezentowania, wspólnik uprawniony do reprezentowania spółki osobowej, syndyk albo likwidator. Naszym zdaniem, wyżej wymienione uproszczenie zakłada, że może ten podpis złożyć jedna osoba, niezależnie od zasad reprezentacji danej jednostki.