Zmiany w przepisach kadrowo-płacowych w II i III kwartale 2019 roku

I. Nowelizacja Kodeksu Pracy – zmiany od 4 maja 2019 roku:

1. Zmiana katalogu danych osobowych wymaganych od kandydatów do pracy i pracowników

Ograniczony został katalog danych, których pracodawca może żądać od osób ubiegających się o zatrudnienie oraz od pracowników.

Dane możliwe do pozyskania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie:

– imię (imiona) i nazwisko,
– data urodzenia,
– dane kontaktowe wskazane przez kandydata,
– informacje o wykształceniu, kwalifikacjach zawodowych oraz przebiegu dotychczasowego zatrudnienia – pod warunkiem, że pozyskanie tych danych jest niezbędne do wykonywania przez taką osobę pracy określonego rodzaju.

Dane pozyskiwane od pracowników:

– adres zamieszkania,
– numer PESEL,
– numer rachunku płatniczego (jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia w gotówce),
– inne dane osobowe (włącznie z danymi dzieci i członków rodziny) – jeżeli dane te są niezbędne do korzystania przez pracownika ze szczególnych uprawnień,
– informacje o wykształceniu i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia – jeżeli nie zostały pozyskane we wcześniejszym etapie.

Dodatkowo, pracodawca może wymagać od osoby przyjmowanej do pracy przedstawienia aktualnego orzeczenia lekarskiego o braku przeciwskazań do pracy oraz skierowania na badania, na podstawie którego dane orzeczenie zostało wystawione. W przypadku, gdy czynniki ryzyka odpowiadają warunkom w nowym miejscu pracy, dokumenty te są przechowywane w aktach osobowych, jeżeli natomiast się różnią pracodawca ma obowiązek oddać je pracownikowi.

2. Przetwarzanie innych danych osobowych

Dopuszczalne jest przetwarzanie innych danych osobowych kandydatów do pracy i pracowników niż te wskazane powyżej, pod następującymi warunkami:

• jeżeli dane te są niezbędne do spełnienia obowiązku lub zrealizowania uprawienie wynikających z przepisów prawa;
• jeżeli dane te zostały przekazane za zgodą kandydata czy pracownika, bądź z jego inicjatywy (dotyczy przetwarzania danych dotyczących pochodzenia rasowego, etnicznego, poglądów politycznych, przekonań religijnych, przynależności do związków zawodowych, danych genetycznych i biometrycznych). Brak zgody lub jej wycofanie nie mogą stanowić podstawy do niekorzystnego traktowania pracownika czy kandydata do pracy, bądź wywoływać negatywnych konsekwencji;
• gdy przetwarzanie danych jest konieczne ze względu na zapewnienie kontroli dostępu do wyjątkowo ważnych informacji (dotyczy danych biometrycznych pracowników).

Pracodawca może żądać od pracownika bądź kandydata okazania dokumentów potwierdzających dane osobowe, ale tylko w celu ich weryfikacji. Niedopuszczalne jest kopiowanie i załączanie do akt osobowych: dowodów osobistych, praw jazdy, legitymacji szkolnych/studenckich.

Przepisy nie dopuszczają również przetwarzania przez pracodawców danych dotyczących wyroków skazujących i naruszeń prawa, nawet w przypadku wyrażenia zgody przez pracowników lub osoby ubiegające się o zatrudnienie. Informacje te mogą być przetwarzane wyłącznie pod nadzorem władz publicznych czy dozwolone prawem.

II .Nowy wzór protokołu powypadkowego – zmiana od 25 czerwca 2019 roku:

Z dniem 25 czerwca 2019 roku wchodzi w życie rozporządzenie w sprawie wzoru protokołu ustalenia okoliczności
i przyczyn wypadku przy pracy – tym samym zaczyna obowiązywać nowy wzór tego dokumentu. Ustawa dopuszcza stosowanie również dotychczasowych formularzy, nie dłużej jednak niż do dnia 31 grudnia 2019 roku.

III. Zmiana ustawy o pracowniczych planach kapitałowych – zmiany od 25 czerwca 2019 roku:

1. Rozszerzenie katalogu osób objętych PPK

Ustawa włącza do katalogu osób zatrudnionych w rozumieniu ustawy o PPK osoby przebywające na urlopach wychowawczych oraz pobierające zasiłek macierzyński lub zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego, objęte z tych tytułów obowiązkowo ubezpieczeniami emerytalnymi i rentowymi.

2. Zniesienie limitu 30 – krotności przy ustalaniu podstawy wpłat do PPK.

3. Wprowadzenie maksymalnego limitu wpłat na PPK

Maksymalny limit wpłat na wszystkie rachunki PPK danego uczestnika wynosi 50 000,00 dolarów amerykańskich w danym roku kalendarzowym. Po jego przekroczeniu, wpłaty i dopłaty na rachunek PPK danego pracownika nie będą dokonywane. Weryfikacją, czy wysokość wpłat na PPK nie przekroczyła w/w limitu, zajmować się będzie Polski Fundusz Rozwoju w terminie do 5. dnia roboczego miesiąca następującego po miesiącu, za który dokonano wpłat / dopłat. W przypadku, gdy dojdzie do przekroczenia limitu, PFR przekaże informacje o tym fakcie instytucjom finansowym prowadzącym rachunki PPK, uczestnikowi oraz pracodawcom, a także wezwie instytucje prowadzące rachunki PPK
do zwrotu  wpłat na rzecz podmiotów, które ich dokonały, w terminie 14 dni roboczych od dnia otrzymania wezwania.

4. Sposób informowania uczestników PPK

Ustawa umożliwia spełnienie obowiązku poinformowania uczestników PPK o zawarciu umowy o prowadzenie PPK w postaci elektronicznej, ale również poprzez zapewnienie im dostępu do systemów teleinformatycznych, a także w formie papierowej (na wniosek pracownika).

5. Termin dokonywania wpłat

Uchylony został zapis dotyczący innego terminu przekazywania wpłat na PPK w przypadku wynagrodzeń wypłacanych za okresy krótsze niż miesiąc. Po nowelizacji obowiązuje wyłącznie jeden termin dokonywania wpłat – do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zostały obliczone i pobrane wpłaty.

6. Wniosek o obniżenie składki finansowanej przez pracownika a przekroczenie 1,2-krotności minimalnego wynagrodzenia.

W przypadku pracowników, którzy złożyli deklaracje o obniżeniu finansowanej przez nich opłaty podstawowej ze względu na osiąganie wynagrodzenia nieprzekraczającego 1,2-krotności minimalnego wynagrodzenia, pracodawca nie uwzględnia tej deklaracji w każdym miesiącu przekroczenia kwoty tego wynagrodzenia.

IV. Deklaracja o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK – wejście w życie 29 czerwca 2019 roku

Ministerstwo Finansów określiło wzór deklaracji o rezygnacji z dokonywania wpłat do pracowniczych planów kapitałowych. Dokument zawiera dane osobowe uczestnika PPK, dane podmiotu zatrudniającego oraz oświadczenie o rezygnacji i posiadaniu wiedzy na temat konsekwencji, jakie wynikają ze złożenia deklaracji.

V. Nowelizacja Kodeksu Pracy – zmiany od 7 września 2019 roku:

1. Świadectwa pracy

• Pracodawca będzie zobowiązany wydać świadectwo pracy w dniu, w którym nastąpiło ustanie stosunku pracy, bądź jeżeli z przyczyn obiektywnych wydanie świadectwa nie jest możliwe we tym terminie – wysłać je pocztą w ciągu 7 dni od dnia upływu tego terminu.
• Wydłużeniu do 14 dni ulegną: termin wystąpienia pracownika do pracodawcy z wnioskiem o sprostowanie świadectwa pracy, a także termin wystąpienia do sądu pracy z żądaniem sprostowania świadectwa pracy, w przypadku odmowy sprostowania przez pracodawcę.
• W sytuacji, kiedy pracodawca nie wydał świadectwa pracy, bądź jeżeli pracodawca nie istnieje, pracownikowi przysługuje prawo  wystąpienia do sądu pracy z żądaniem zobowiązania pracodawcy do wystawienia świadectwa pracy bądź z żądaniem ustalenia uprawnienia do otrzymania świadectwa pracy.
• Pracodawca, który nie wyda pracownikowi w terminie świadectwa pracy podlegać będzie karze grzywny w wysokości od 1 000,00 zł do 30 000,00 zł.

2. Zwiększenie katalogu osób objętych szczególną ochroną przed rozwiązaniem umów o pracę

Włączenie do katalogu osób objętych szczególną ochroną przed rozwiązaniem umów o pracę innych członków najbliższej rodziny, którzy korzystają z urlopu macierzyńskiego, bądź rodzicielskiego oraz objęcie tych osób uprawnieniami przysługującymi pracownikom korzystającym z urlopów związanych z rodzicielstwem.

3. Dyskryminacja i mobbing

Uznanie za dyskryminację każdego przejawu nierównego traktowania, które nie ma obiektywnych podstaw, a nie tak jak dotychczas, wyłącznie gorszego traktowanie z uwagi na konkretną cechę osobową niedotyczącą wykonywanej pracy wskazaną w przepisach, bądź ze względu na rodzaj umowy.

Umożliwienie ubiegania się o odszkodowanie z tytułu doznania mobbingu wszystkim pracownikom, którzy doświadczyli tego typu zachowania, a nie tylko tym, którzy rozwiązali z tego powodu umowy o pracę.